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移动电话会议更高效 你想用的电话会议

——如何让音频会议更高效
2013年08月09日 09:07  来源:中国数字视听网  字体【   

【中国数字视听网讯】有很多东西在学校里是学不到的,电话会议能够给我们带来直觉上的体验,但是不够高效。尽管不断有创新,企业员工还是经常使用移动电话,远程电话,甚至传统的桌面电话。

进入和管理电话会议的方式改变很少,至少和其他业务进程和技术相比是这样。而且,电话会议没有在人们十大偏爱活动的列表之中。

有一些方法可以让电话会议更高效,下面是一些值得考虑的提示:

合理安排

你任何时候想进行电话会议,就接入到服务中。不过,接口间有所不同,所以最好用你自己喜欢的。

现在有很多电话会议服务,只要你使用一个预置关联的号码发起会议,就能知道谁正在接入并把他们加入到电话会议中。

笔者推荐支持高清音频的服务。大部分UC系统的内部电话支持高清。因为高清不可能通过PSTN,所以PSTN这个选择不能支持外部用户。两个最简单的服务或设备是支持SIP URI或WebRTC电话。不是每个人都需要高清,但更多的是提高总体质量。另外一个选择是使用Web服务。

管理电话会议

每个会议,无论大小,由强有力的领导力来提高。这个领导负责设置和管理对目标和时间限制的日程。

呼叫规矩也应该由领导者来控制,如果不是这样,领导者应该清楚地委托这个责任。环境中有噪音是最坏的,尤其是噪音产生者没有意识到自己在制造噪音。噪音引起分心是无法忍受的。要么静音要么挂掉电话。有一些新的服务甚至允许会议主持者在一定距离内让噪音制造者静音。

人们在电话会议中有一种倾向,打断或简单地互相交流。再次强调,一个强大的会议主持者能够控制这一切。

最后是时间管理。太多电话长时间运行或计划时间太长。当然,某些大的组织不可避免这种情况。但是,从实际上来说,一个群体能多长时间专注在电话会议上,或者多长时间的电话会议最高效呢?

有一个屏幕分享会很有用,可以吸引或保持与会者的注意力,但只有在非常容易进入和使用的情况下有用。大部分企业服务提供了这项功能,但是直觉上会有不同。

发起呼叫

领导者应该尽快分配会议提示(预留出15分钟做这些事情),应该包括任何的关键决定,并列出需要做的事情和截止的时间。

分发和分享信息已经变得非常容易。像SkyDrive,Google Drive和Dropbox,这些服务非常优秀,能够进行简单地分享,甚至进行协作。这对于正在进行或日常安排的会议,尤为方便。

音频会议不会消失。由于劳动力的日益分散,会议变得越来越普遍。在某些情况下,视频,音频的使用者也在上升。如果能够恰当地管理,音频会议可以带来巨大的生产力收益。

(编辑:小M)

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