从两会看无纸化会议系统带来机遇与挑战

【中国数字视听网讯】众所周知，举世瞩目的第十二届全国人民代表大会和全国人民政治协商会议已经圆满闭幕，会议开幕当天，精简、从严控制会议纸质文件的印制和发放、无纸化办公措施可节省会议支出200万元人民币作为一条有具体数字的节俭开两会的新闻进行了重点报道，文件、资料、提案通过大会新闻组发放的一张密码函件，籍此密码上网查询。由此可见，无纸化办公已经日益得到国家各个层面的重视，无纸化会议系统作为无纸化办公的重要支撑环节，也已到了大有可为的关键节点。

无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该智能终端，此时，该智能终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、云朵会议系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏，此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。

如何实现和构建无纸化会议系统，各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试。无纸化会议系统，首先应该是一套智能会议系统。这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控，也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务，更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇，以及由于互联网、云计算、大数据的出现，使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。

除此之外，无纸化会议系统应具备如下特征：完整的安全性，根据安全要求的不同，无纸化会议系统应能提供不同层次、不同级别的安全、保密能力。最简单的操作和使用，同步、异步的切换选择是无纸化会议系统必须具备的功能，会议室的主持人（主席）也必不可少，最方便、最简单的操作是一次形象、直观的物理按键的按压，实现同步/异步的转换，实现主持人（主席）对全部显示设备的管控。丰富的即时统一通讯平台，静音、低功耗、易维护；兼容性强的软件、易升级，会议室作为基本建设的一部分，淘汰、更新的周期远远长于日新月异的软件产品和技术，因此，无纸化会议系统的选择，需要在硬件设备不被淘汰、不被更换的前提下，不断实现软件的升级；支持、兼容各类、或用户定制的决策支撑软件，具备较强的计算能力；既有良好的互联互通能力，又能够随时、方便的终止并彻底物理隔离互联互通；支持多种人机交互方式，除了支持传统的键盘、鼠标外，触摸板、多点触摸屏、手写输入设备等，都应受到无纸化会议系统的智能终端的支持，方便地连入系统；多屏显示。席位显示器、电子桌牌、中控触摸屏、投影屏、拼接屏，甚至是主讲人、旁听席使用的平板电脑，共同构成了会议室内的多屏系统；采用标准接口，可靠地连入会议室中控系统。‘

两会的无纸化办公为无纸化会议系统的推广做出了明确的表率，作为无纸化会议系统的标准通用设备，云朵会议系统得到了清华同方等众多厂商的支持，随着无纸化会议系统的进一步推广使用，不仅可以通过减少资料的印制成本，推动绿色、环保的理念，更可以通过会议的智能终端，使会议的决策更高效、更便捷、更准确。

（编辑：Karl）